4. Gestão de cronograma
É hora de gerenciar as tarefas e atividades, e alocá-las de acordo com a prioridade e importância. Além disso, é nessa etapa que toda equipe ganha um norte e senso coletivo de responsabilidade.
É preciso resgatar o escopo e transformá-lo em um cronograma com listagem dos marcos, atividades e entregas do projeto. Neste momento, é importante ser sincero com a complexidade de cada tarefa.
O pior que se pode fazer para comprometer a fluidez de um projeto é dimensionar o tempo e esforço de uma atividade de forma errada, e no fim, achar que os prazos não serão encavalados.
Uma informação importante sobre a eficácia de um cronograma, é o quanto de acompanhamento o gerente de projetos faz sobre ele. Se não for feito um follow-up recorrente, de nada adiantar ter a visão das atividades e não saber o status de cada uma delas.
Dicas importantes
Para conseguir disciplinar a ter atividades organizadas ao longo do tempo, gerenciar melhor o desempenho da equipe, prever riscos e ter melhor previsibilidade das ações, é importante desenvolver um cronograma. E para criar um bom modelo, você precisa considerar estas dicas abaixo:
Envolva a equipe do projeto na construção deste cronograma. Não se arrisque tentando fazê-lo sozinho sem a opinião das demais pessoas.
Conte sempre com riscos, contratempos e esforço específico de cada atividade. Não considere cronogramas com prazos justos.
Sempre planeje pelo menos 2 rodadas de aprovação junto ao cliente ou equipe. Garanta que as entregas estejam saindo como o esperado.
Checklist
É importante salientar que não importa a ferramenta ou formato, sempre tenha um cronograma que seja visual, com todas as atividade, seus responsáveis e prazo.
Como primeira opção para se organizar temos o famoso Checklist, que pode servir para você controlar junto à equipe todo andamento do projeto. Apesar de ser um recurso mais básico, é importante incluir os responsáveis e prazos, para conseguir dimensionar se o planejado está saindo como o esperado ou se precisarão de ajustes.
Para esta opção, você pode utilizar o Excel, Google Sheets ou até mesmo o Word.
Kanban
Outra forma de acompanhar a evolução de um projeto, é através da metodologia ágil, que é um outro caminho que busca maior rapidez aos processos e à conclusão de tarefas, pois são embasados em ferramentas otimizadas.
Como primeira opção de ferramenta ágil para gerenciamento de projetos temos o modelo chamado, Kanban. É uma técnica originada no Japão, cuja significado pode ser traduzido como “cartão”, ou “cardboard”. Hoje em dia, podemos utilizar notas adesivas reais ou softwares para criar estes cartões e organizar nossas tarefas.
Abaixo algumas ferramentas que podem ser úteis:
Gantt e outras visões
Uma forma um pouco mais avançada de gerenciar projetos, é através do modelo de Gantt, que é um diagrama gráfico usado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos de tempo representando o início e fim de cada fase aparecem como barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico. Este modelo, tem como foco salientar visualmente o parâmetro tempo no projeto.
Todos esses modelos de visualizações podem ser reproduzidos no Excel (confira modelo), apesar de ser um pouco menos ágil realizar a manutenção e atualização das ações.
Os sites abaixo, são opções para ajudá-lo a gerenciar um projeto através da visualização de Gantt, mas nessas mesmas ferramentas você também pode encontrar outros tipos de soluções visuais para organizar e rastrear as tarefas do seu projeto:
Para qualquer projeto, seja ele grande ou minúsculo, não deixe de identificar e planejar o:
ESCOPO, CRONOGRAMA e CUSTOS.